Программное средство «Электронный архив документов»
Назначение и область примененияПрограммное средство "Электронный архив документов" предназначено для автоматизации процессов делопроизводства в организациях, фирмах, корпорациях.
- – Формирование и ведение оперативного архива документов:
- – Обработка полученных на архивное хранение электронных и бумажных документов:
- – Хранение больших объемов информации. Предусмотрена двухуровневая организация архива:
- – Защита информации:
- – Предоставление программных интерфейсов для обращения из прикладных программ.
        • cоздание необходимого количества дел, книг и журналов, в которые «подшиваются» все документы архива;
        • ведение номенклатуры дел, книг и журналов, являющейся основным учетным документом текущего года;
        • учет дел со сроком хранения больше десяти лет в инвентарном журнале;
        • реализация ежегодной процедуры обновления номенклатуры дел, книг и журналов в конце года;
        • автоматизация ведения журналов регистрации документов, генерация отчетов;
        • помещение в электронный архив утвержденных документов, в том числе поступивших из системы электронного документооборота;
        • помещение в электронный архив информации о бумажном документе, с указанием количества имеющихся копий и места их хранения.
        • поиск документов по критериям в базе данных электронного архива документов;
        • контроль за размножением электронных копий документов;
        • контроль за выдачей и возвратом бумажных копий документов;
        • удаление документа с формированием акта об уничтожении;
        • замещение документа карточкой-заместителем.
        • дела и документы текущего года хранятся в базе данных;
        • атрибуты дел и документов прошлых лет также хранятся в базе данных, а вложения выгружаются на отчуждаемый машинный носитель (МН), при этом в базе данных хранится ссылка на МН.
        • разграничение доступа к делам и документам;
        • предоставление различного набора функций работы с архивом в зависимости от категории пользователя;
        • ведение журнала событий электронного архива документов;
        • ведение разных архивов подразделений в рамках одной организации.
Программное средство «Электронный архив документов» разработано для применения в различных средах: МСВС, Linux, Windows. Функционирование ПС разворачивается на АРМ, объединенных локальной вычислительной сетью. База данных располагается в серверной части и является общим информационным ресурсом для всей организации.
- – обеспечение необходимого уровня секретности;
- – направленность делопроизводство органов военного управления;
- – возможность обмена данными по каналам, используемым силовыми структурами.